Практическая польза для Бизнеса +7 (499) 682-72-02

- Главная - Проекты- Оптимизация системы электронного документооборота ООО «ТрансЛес»

Оптимизация системы электронного документооборота ООО «ТрансЛес»

Компания "СИАМ консалтинг" оптимизировала систему электронного документооборота на базе 1С: Документооборот КОРП в ООО " «ТрансЛес» ". 

В компании система «1С:Документооборот» (версия 1.2) уже использовалась для регистрации входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы), ознакомления сотрудников с документами, контроля исполнительской дисциплины, формирования реестров передачи документов.

Для оптимизации бизнес-процессов ООО «ТрансЛес» и автоматизации работы было необходимо осуществить переход на новую версию программы «1С:Документооборот» в целях максимального использования возможностей системы.

В ходе осуществления проекта были автоматизированы те операции, которые раньше выполнялись вручную, сократились сроки их выполнения, ускорился процесс согласования документов. В настоящее время в системе 200 автоматизированных рабочих мест, ведется обработка 22 000 документов в год.

Автоматизированные функции:

  • работа с исходящей корреспонденцией: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, хранение);
  • работа с организационно-распорядительными и нормативными документами (приказы, распоряжения, протоколы): подготовка, согласование, утверждение, регистрация, доведение до сведения заинтересованных лиц, исполнение, контроль за исполнением, хранение;
  • договорная работа: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, контроль исполнения договорных обязательств, хранение;
  • интеграция с производственными системами в части передачи договоров и договорной документации и реестров документов;
  • поддержка бумажного документооборота: ведение Номенклатуры дел, списание документов в электронные дела (тома), учет места нахождения документов, выделение документов на уничтожение или последующее хранение;

Выполненные работы:

  • планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
  • сбор, анализ и описание требований заказчика к автоматизированной системе;
  • разработка Технического задания на автоматизацию бизнес-процессов;
  • настройка программы (общие настройки, справочники, шаблоны документов, шаблоны процессов, связи, правила автозаполнения файлов, бизнес-процессы, права доступа и др.);
  • доработка программы в соответствии с требованиями, предусмотренными Техническим заданием;
  • обучение пользователей в группах в офисе заказчика;
  • разработка комплекта пользовательской документации, описывающего автоматизированные бизнес-процессы (Руководство пользователя, Регламент по организации документооборота компании; маршрутные карты, памятки пользователям);
  • начальная поддержка пользователей в процессе внедрения программного продукта 1С и дальнейшая поддержка в рамках договора сопровождения.

Результат:

  • Сокращение сроков подготовки и согласования документов. Документы проходят согласование в установленный срок, сократилось количество циклов согласования, в случае превышения установленного срока осуществляется автоматическое согласование;
  • Возможность оперативного поиска документов в системе. Снижение риска их утраты. Поиск любого документа занимает не более 3 минут;
  • Руководитель владеет актуальной информацией о том, на что тратят время его сотрудники, может оценить эффективность их работы;
  • Организован единый центр хранения, обработки и управления внутренними документами организации;
  • Весь жизненный цикл документа (подготовка, согласование, утверждение, исполнение) можно проследить в его карточке;
  • Минимизированы трудозатраты и ошибки при подготовке документов за счет использования заранее настроенных шаблонов;
  • Автоматизированы бизнес-процессы работы с документами (подготовка, согласование, утверждение, исполнение, ознакомление);
  • Значительно снизились риски в работе с документами, а именно: утраты документов из-за увольнения/болезни /перехода в другое подразделение сотрудников, поломки компьютера; утечки информации; потери юридической силы документа из-за ошибок при его подготовке; потери рабочего времени на излишние процедуры обработки документов; фальсификации документов; неисполнения договорных обязательств.

Наверх